15 mayo, 2013

Crear y gestionar un proyecto con Project 2013

Hola atod@s


Desde este blog, anunciamos la llegada de MicrosoftProject 2013 y todas las novedades que traía consigo, en esta ocasión se dará una visión más práctica del programa y de cómo crear y gestionar un proyecto.

Lo primero que se observa al abrir Project 2013 es su pantalla de bienvenida, con las diferentes opciones disponibles. En este caso, el que interesa es el proyecto en blanco, para continuar hacer clic en Proyecto en Blanco.

Imagen 1: Pantalla Inicio Project 2013



A continuación, una vez abierto el proyecto ya se puede trabajar con él y sus diferentes configuraciones, ya que cada proyecto se adapta a las necesidades o gustos del consumidor.

Agregar tareas es muy sencillo, simplemente escribiendo un nombre en la cuadrícula. Para crear rápidamente una tarea hay que acudir al diagrama de Gantt, seleccionar un campo Nombre de Tarea vacío de la parte inferior de la lista de tareas y, finalmente, presionar entrar.

Si por el contrario se desea Insertar una tarea entre otras tareas existentes se selecciona la fila  de debajo de donde se desea que aparezca la nueva tarea y hacer clic en Tarea>Tarea.
Imagen 2: Seleccionar Tarea


Para agregar una tarea a un diagrama de red, en el menú hacer clic en Vista>Diagrama de Red.

Imagen 3: Diagrama de red


El segundo paso sería hacer clic en Tarea>Tarea.

Imagen 4: Seleccionar Tarea



Por último, en el nuevo cuadro de tarea, asignar el nombre que se desee.

Imagen 5: Asignar Nombre Tarea

Para que el proyecto quede lo más organizado posible, la mejor opción sería crear una jerarquía para organizar las tareas. Aplicando sangrías en las tareas se consigue un esquema, es decir, tareas con subtareas contiguas.

Para conseguir crear subtareas de una forma muy sencilla hay que seguir los siguientes pasos: Ir hacia el Diagrama de Gant y hacer clic en la tarea que se desee aplicar la sangría. 

También es posible vincular dos tareas en un proyecto para presentar la relación existente entre ellas (lo que también se designa como una dependencia de tareas).
Hacer clic en Vista>Diagrama de Gantt, para después hacer clic en las dos tareas que se quieran vincular, sin soltar la tecla Ctrl.

A continuación hacer clic en Tarea>Vincular Tareas
Para quitar un vínculo, se realiza la misma operación, pero esta vez seleccionar las dos tareas vinculadas y haga clic en Tarea>Desvincular tareas

Imagen 6: Vincular y Desvincular Tareas



Las escalas de tiempo pueden ser de gran utilidad, ya que muestran una visión general del o los proyectos. 
Hacer clic en Vista y marcar la opción Escala de Tiempo.
Imagen 7: Escala Tiempo


Una vez completada esta opción, hacer clic con el botón derecho del ratón en la tarea que se desee agregar a escala de tiempo.


Una vez aplicada la escala de tiempo a la tarea, es posible que se desee adaptar cambiando los colores para darle una vista más atractiva y llamativa.

Para cambiar el formato a la escala de tiempo, hacer clic en escala de tiempo propiamente dicha e ir al menú Formato. En el menú formato es posible cambiar el color de fondo, el tipo de letra y color, etcétera.
Imagen 9: Cambiar Formato Escala


También es posible organizar las tareas, con las opciones de Mostrar como Barra y Mostrar como Llamada.
Imagen 10: Organizar Tareas


El jefe querrá como es lógico, estar al tanto de todo lo relacionado con el proyecto, una buena forma de tenerlo informado del  proyecto sería enviándole un informe del mismo. Con Project 2013, se puede elaborar y personalizar informes gráficos muy llamativos y sin necesidad de recurrir a ningún otro software.

Para ello hacer clic en el menú Crear un Informe, a continuación hacer clic en Panel, ahí están todos los tipos de informes disponibles en Project 2013.

Imagen 11: Crear Informes


Imagen 12: Informe Generado


De este modo los jefes o responsables tendrán una visión global, limpia y muy gráfica con las tablas y gráficos del punto en el que se encuentra el proyecto.

Project 2013 puede sincronizarse con SharePoint, el equipo puede ver el estado del proyecto y realizar actualizaciones en SharePoint. Para realizar esta sincronización es necesario hacer clic en Guardar.

A continuación en Guardar Como>Sincronizar con SharePoint, especificar si es un nuevo sitio de SharePoint o si por el contrario un sitio conocido de SharePoint, nombre del proyecto, dirección del sitio y por último guardar.

Imagen 13: Sincronización con SharePoint


Imagen 14: Plantilla Como Punto de Partida


Si comenzáis desde cero con Project 2013, os recomiendo que empecéis con la plantilla, de este modo será más fácil y eficaz identificar todos los elementos de Project a modo de ejemplo y editar dicha plantilla a las necesidades del proyecto.


No seáis malos.  

1 comentarios:

  1. Tengo un problema al crear un informa En curso, de tareas retrasadas.
    El gráfico me sale en blanco. Es como si del grafico no tomara la información. como cuando uno selecciona la tabla de datos en excel.
    Espero sus comentario gracias.
    Saludos

    ResponderEliminar